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Come gestire al meglio una riunione aziendale

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Quante volte ci troviamo impegnati in riunioni a cui dobbiamo partecipare, ma nei confronti delle quali ci sentiamo parecchio insofferenti? Troppo spesso le riunioni non vengono percepite come strumenti di lavoro, quanto invece come grandi perdite di tempo. Lo si intuisce già dal fatto che spesso accostiamo il verbo “dovere” con la possibile partecipazione: “dobbiamo fare una riunione”, “devo andare a una riunione”. Come possiamo fare in modo, allora, che questo strumento venga percepito effettivamente come utile? È bene che chi guida un team impari delle strategie efficaci per condurre al meglio una riunione. Qui di seguito indichiamo quali dovrebbero essere i criteri di funzionamento di una buona riunione aziendale.  

1. Pianificare una riunione aziendale

Il primo è la pianificazione. Una buona riunione va certamente pianificata. Con delle riunioni estemporanee, senza adeguata preparazione, il rischio di perdere tempo o di far percepire una perdita di tempo agli altri è molto elevato. Salvo eccezioni, come nel caso di un brainstorming o quando lo scopo della riunione non è altro che la riunione stessa (ad esempio, per sperimentare la qualità delle relazioni), per cui un’eccessiva programmazione rischierebbe di irrigidire dinamiche che invece vorremmo cogliere nel loro svolgersi, in una riunione aziendale nulla va lasciato al caso. Se vogliamo far fruttare al meglio le risorse che impieghiamo durante la riunione, dobbiamo evitare di lasciare troppo margine alla casualità. Per questo è buona cosa, prima di riunirsi, stabilire tre punti:

  • I contenuti da discutere (le questioni ritenute prioritarie da dover trattare).
  • Il tempo a disposizione (generalmente la durata congrua risiede tra l’una e le due ore al massimo.
  • Qualche ipotesi su cosa potrebbe accadere (per esempio: gli obiettivi che mi propongo, possibili difficoltà e ostacoli che posso ritrovarmi a gestire durante la riunione)

 

2. Preparare una riunione aziendale

Il secondo criterio è la diretta conseguenza del primo, ovvero una buona preparazione. Oltre a essere programmata e pianificata, una riunione aziendale deve essere ben preparata. È opportuno, quindi, svolgere una serie di compiti che ci permettano di arrivare al momento della riunione in maniera assolutamente adeguata rispetto all’obiettivo che è stato prefissato. In primis, stendere l’ordine del giorno, che va preparato e diffuso prima, in modo tale che i partecipanti arrivino almeno un poco preparati. Quando convochiamo i partecipanti per una riunione aziendale – sicuramente meglio farlo per iscritto e con un preavviso congruo – nell’esplicitare i punti dell’ordine del giorno bisognerebbe tener conto in maniera realistica del tempo a disposizione. Ci può essere la tentazione, avendo tutti i collaboratori a disposizione e insieme, di dire tutto ciò che bolle in pentola; il rischio però di non portare a casa risultati dignitosi diventerebbe troppo alto. Nella formulazione dell’ordine del giorno, quindi, prestiamo attenzione al criterio del realismo, inserendo solo il numero di punti ritenuti come prioritari e che poi sia realistico riuscire a risolvere.  

3. Condurre una riunione aziendale

Il terzo criterio riguarda la giusta conduzione. Una riunione non è un assembramento autogestito, ma è un momento di lavoro che va condotto e deve esser guidato sia dal punto di vista del contenuto che del metodo. Alcuni punti d’attenzione per una adeguata conduzione della riunione aziendale sono:

In caso, infatti, non ci interessino feedback od opinioni da parte di questi, l’email sarebbe sicuramente lo strumento più efficiente. Se invece il desiderio è quello di rendere i collaboratori davvero dei partecipanti attivi, allora si dovrebbe certamente costruire un ambiente di lavoro con un clima valorizzante e inclusivo, che favorisca l’emergere dei contributi altrui; ad esempio, manifestando apprezzamento nei confronti di idee anche non completamente in linea con il proprio pensiero. Non c’è niente di peggio che essere stroncati in pubblico durante una riunione!

Non va mai sottovalutato che con due ore di tempo e dieci partecipanti, riuscire a far esprimere tutti è un’ambizione un po’ esagerata.

  • Sostenere il ritmo, senza perdere troppo tempo

Vanno stimolate le persone ad arrivare preparate alla riunione portando il loro contributo. Chi conduce una riunione aziendale, pur di non rimanere in silenzio, spesso riempie i vuoti trasformando la riunione in un monologo. Si potrebbe pensare di organizzare magari alcuni interventi preordinati, sempre senza esagerare.  

4. Verbalizzare una riunione aziendale

Il quarto e ultimo criterio riguarda la verbalizzazione. La riunione non si esaurisce nel momento in cui si conclude. C’è anche un dopo, rappresentato dall’attuazione di ciò che è stato deciso durante. La verbalizzazione, in questo caso, consente in qualche modo il trait d’union tra il durante e il dopo. Redigere un verbale ha un duplice scopo: consentire la memoria storica della riunione, perché anche cose molto preziose tendono a scappare e fuggire, ma soprattutto rendere utilizzabile ciò che è emerso nella riunione, cioè effettivamente funzionale allo scopo. Non serve fare la cronaca della riunione, una dettagliata descrizione, basta lasciare a tutti i partecipanti un segno di ciò che è stato fatto insieme. Il verbale quindi deve essere leggibile e non superare mai le due pagine. Cosa deve contenere? Una ricapitolazione sintetica per titoli di tutti i temi effettivamente trattati, senza tralasciare le decisioni prese sia relativamente ai compiti e alle responsabilità, sia ai tempi, le scadenze e le modalità di realizzazione. Eventualmente potrebbe essere utile instaurare momenti di verifica successivi per vedere se i punti affrontati siano effettivamente stati portati avanti o no.

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